Делопроизводитель, помощник руководителя

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществление контроля над сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разработка инструкций по ведению делопроизводства в организации и организация их внедрения. Осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку в организацию.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществление контроля над сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разработка инструкций по ведению делопроизводства в организации и организация их внедрения. Осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку в организацию. Планирование, организация и контроль деятельности сотрудников канцелярии. Организация системы делопроизводства и документооборота. Разработка внутренних нормативных и методических документов в области делопроизводства. Организация ведения архива предприятия Организация процесса передачи информации, внутренних и внешних коммуникаций Выполнение требований системы менеджмента качества (СМК) в рамках своей деятельности. Внедрение и обучение сотрудников организации системы электронного документооборота LanDocs. Аудит формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве подразделения. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности документов архива подразделения. Своевременное и качественное выполнение работ по отбору на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, подготовка акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Систематизация и размещение дел в архиве подразделения, создание научно-справочного аппарата к архивному фонду. Составление акта о передаче дел, подлежащих долговременному хранению из подразделения в архив компании, организация передачи дел. Участие в отборе документов, передаваемых на хранение в архив компании, в экспертизе ценности документов подразделения. Прием документов от подразделений на подпись начальнику отдела/руководителю управления. Организация хранения документации системы менеджмента. Своевременная актуализация документации системы менеджмента. Работа с документами о командировании сотрудников (проверка комплектности авансовых отчетов).