Секретарь (помощник) руководителя( Синтез ОКА )

Компания "Синтез ОКА"

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование;
• Опыт работы в аналогичной должности не менее двух лет;
• Коммуникабельная‚ пунктуальная‚ обладающая аналитическими способностями‚ внимательная в работе с документами;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Внимательное и педантичное отношение к деталям;
• Знание делового этикета;
• Владение иностранными языками-приветствуется!

Резюме направлять с фотографией!

Личные качества: высокий уровень работоспособности, стрессоустойчивости, грамотности и ответственности, аккуратность, внимательность, коммуникабельность, доброжелательность, вежливость, гибкость в общении и умение соблюдать конфиденциальность. Умение работать с большими объемами информации, в режиме многозадачности. Быстрая обучаемость, хорошие адаптивные способности, уверенность в себе и самодисциплина.

Обязанности:

• Осуществлять работу по организационно - техническому и материальному обеспечению приемной и деятельности Руководителей;
• Получать необходимые Руководителям сведения от подразделений; принимать документы на подпись Руководителям, контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Руководителям, обеспечивать их качественное редактирование;
• Принимать и переадресовывать телефонные звонки (в том числе от иностранных партнёров), организовывать проведение телефонных переговоров Руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения Руководителей ее содержание;
• По поручению Руководителей составлять деловые письма, служебные записки, распоряжения, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• Организовывать служебные командировки Руководителей и сотрудников управления, приобретать авиа и ж/д билеты, бронировать места в гостиницах, подготавливать авансовые отчеты по командировочным расходам и передавать их на хранение в бухгалтерию предприятия;
• Контролировать исполнение документов и поручений Руководителей, оформленных как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота 1С: Документооборот;
• Принимать поступившую корреспонденцию и регистрировать ее в системе электронного документооборота, передавать документы на исполнение;
• Вести делопроизводство: регистрировать исходящие документы в системе электронного документооборота;
• Организовывать совещания, осуществлять резервирование помещений в программе 1С в соответствии с инструкцией по резервированию помещений, оповещать участников, рассылать материалы для подготовки к совещаниям Руководителей;
• Подготавливать, регистрировать командировочные документы в программе 1С: Предприятие и вести их учет на работников управления;
• Осуществлять прием посетителей, организовывать встречи с партнёрами, обеспечивать ведение деловых переговоров (в том числе с иностранными партнёрами);
• Осуществлять работу с договорной документацией в системе электронного документооборота в соответствии с Положением о договорной работе;
• Соблюдать рекомендуемый дресс-код. Одежда должна быть выдержана в строгом, деловом стиле, предпочтительно консервативно-классического направления.
• Выполнять иные служебные поручения Руководителей.

Условия:

• График работы: пятидневная рабочая неделя с общими выходными днями;

• Предоставление спец. одежды, СИЗ;

• Предоставление возможности карьерного роста и профессионального развития для сотрудников с высоким потенциалом;

• Интересы работников в социальном партнерстве представляет объединенная профсоюзная организация Группы компании «Синтез ОКА».

Наш адрес: г. Дзержинск, Портовое шоссе, здание 1Б, корпус 2